ビザ申請用の英文在職証明書・卒業証明書

日本の在職証明書は、肩書きだけでなく期間・役職・勤務時間・具体的な職務内容が書かれていて初めてビザの証拠になります。翻訳は提出先の国が定める形式に合わせます。米国は翻訳者証明付き、カナダは宣誓供述書付き、英国は認証付きの翻訳が必要ですが、オーストラリアとシンガポールは正確であれば認証は必須ではなく、ドイツなど多くのEU諸国では現地で宣誓した翻訳者が原則です。私文書のため、外務省のアポスティーユの前に日本の公証人の認証も必要になります。

1. ビザ書類にこれらの証明書が必要な理由

申請書に書いた職種名は、あくまで申告にすぎません。審査官や、ビザ申請前にスキルを審査する制度は、その裏付けとなる書類を確認します。例えば、オーストラリアのSkills in Demandビザ（サブクラス482）Core Skillsストリームでは1年以上の関連する実務経験が必要で、米国移民局（USCIS）に提出する外国語の書類には、翻訳者が証明した完全な英訳を添付しなければなりません（8 CFR 103.2(b)(3)）。

利用するビザの正確な必要書類リストを確認し、料理人には早めに集め始めてもらってください。取得に何週間もかかるものもあり、元の勤務先が閉店している場合（4章）はさらに時間がかかります。

2. 役に立つ在職証明書に書かれていること

日本には在職証明書の統一された公的な様式はありません。審査官に必要なのは、内容を確認できる書類です。次の内容を依頼してください。

• 雇用主のレターヘッド、正式な法人名（例：株式会社○○）、所在地、電話番号
• 会社名と異なる場合は、店名または店舗名
• パスポートどおりの料理人の氏名と生年月日
• 入社日と退社日（または「現在在職中」）
• 役職と持ち場、昇進があればその日付
• 主な職務を具体的に数行で
• 雇用形態（正社員、契約社員、アルバイト）と週の勤務時間
• 発行日、署名者の氏名と肩書き、社印

最も重要なのは職務内容です。「調理師として勤務」だけではほとんど何も証明できません。「40席の懐石料理店で焼場を担当し、魚の仕込みと味付けを含む業務に従事。若手調理人2名を指導」と書かれていれば、それは証拠になります。すぐ使える文面は3章にあります。

3. バイリンガルの依頼一式

実際の壁は制度そのものより、日本の雇用主に必要な書類を早く出してもらうことです。次の3点を日本語のまま料理人に渡してください。2章の内容に合わせてあるので、依頼のやり取りが1往復で済みます。

元の勤務先への依頼状

証明書の文面（日本語・英語対訳）

持ち場別の職務表現集

4. 日本の雇用主から入手する

料理人がすでに退職している場合

労働基準法第22条により、労働者が退職の場合に、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金または退職の事由について証明書を請求したときは、使用者は遅滞なくこれを交付しなければならず、労働者が請求しない事項を記入してはなりません。ビザに必要な項目だけを、上の依頼状で正確に請求してもらいましょう。

料理人がまだ在職している場合

第22条は退職時の規定です。現在の勤務先に証明書を出してもらうのはあくまで依頼であり、料理人は退職を申し出るまで頼みたくないかもしれません。スケジュールにそれを織り込んでおいてください。

最初から英語で依頼する

最も簡単なのは、日本語版とあわせて雇用主自身に英文の証明書を発行してもらうことです。別途翻訳する手間が省けます。応じてくれない店もあるので、その場合は5章の翻訳に切り替えます。

店が閉店している場合

料理人に、給与明細、源泉徴収票、連絡の取れる元の料理長や同僚からの書簡を用意してもらいます。あわせて、日本年金機構の被保険者記録照会回答票を、年金事務所またはねんきんネットで請求できます。これは過去の勤務先名と在籍期間を、その事業所が現在も営業しているかどうかに関わらず示します。職務内容までは書かれていないため、3章の職務表現集と本人の陳述書を組み合わせ、どの組み合わせで認められるかを移民弁護士に確認してください。

5. 提出先の国の翻訳ルール

ルールを決めるのは提出先の国で、以前の版より幅があります。2026年9月時点で確認した内容です。

すべての書類で、氏名と日付をパスポートと完全に一致させてください。ローマ字表記が2通りあると、追加の質問を受けることがあります。

6. 日本での公証とアポスティーユ

移民当局や、海外の雇用主の弁護士が、日本の書類の認証を求めることがあります。外務省はアポスティーユと公印確認を扱いますが、対象は条件を満たす公文書に限られます。発行日から3か月以内であること、発行機関が記載されていること、個人印ではなく公印が押されていることです。

在職証明書は私文書なので、外務省は直接証明できません。手順と、各段階の手数料・所要日数は次のとおりです。

1. 公証人が私文書の署名を認証します。予約制で通常は当日中。手数料は原則1万1000円（金額の記載がない書面は6500円）、外国語の文書はさらに6000円が加算されます。
2. （地方）法務局長が公証人の押印を証明します（公証人押印証明）。手数料は無料。窓口なら約15分、郵送なら3〜5日です。
3. 外務省が証明またはアポスティーユを付けます。手数料は無料。外務省自身は日数を公表していませんが、この手続きを扱う業者は、窓口で申請・受け取りなら1営業日程度、窓口申請・郵送受け取りなら2〜3営業日程度、すべて郵送なら2週間程度と案内しています。公式な数字では確認できていないため、あくまで計画上の目安としてください。

公文書の翻訳については、翻訳者が誠実に翻訳した旨の宣言書に署名し、公証人がその宣言書を認証する方法もあります。2026年10月5日以降、東京の外務省での窓口申請にはオンライン予約が必要となり、交付は郵送のみになります。

店が閉店していて署名できる人がいない場合、公証人が認証する対象自体がありません。その場合は、料理人本人に在職歴を記した陳述書に署名してもらい、4章の年金記録や給与明細を添付したうえで、公証人には社印ではなく料理人本人の署名を認証してもらいます。本人の陳述書を雇用主の証明書の代わりとして認めるかどうかは、事前に移民弁護士へ確認してください。

7. 調理師学校の卒業証明書

料理人が専門学校（私立の専修学校）で学んだ場合、外務省の発行機関の一覧では、その証明書は公印確認とアポスティーユのいずれも直接の対象外です。在職証明書と同じく、まず公証人の認証を経る必要があります。国公立大学の証明書は公印確認の対象、公立高校は両方の対象です。

原本の卒業証書を送るのではなく、学校に卒業証明書を請求して発行してもらってください。調理師免許（英訳）については調理師免許の英訳・証明の取り方をご覧ください。

8. チェックリスト

• 利用するビザの正確な必要書類リストがあるか
• 各証明書に、期間、役職、職務内容、勤務時間、署名者、社印があるか（3章の職務表現集を利用）
• 氏名と日付がパスポートと完全に一致しているか
• 翻訳が提出先の求める形式（翻訳者証明、宣誓供述書、宣誓翻訳、または単に正確であること）になっているか
• 認証が必要な場合、公証人、法務局、外務省の手続きにかかる時間を見込んでいるか
• 元の勤務先が閉店している場合、年金記録と補足資料を請求したか
• ビザで必要なら、犯罪経歴証明書もリストに加えたか

本記事は一般的な情報であり、法律や在留資格に関する助言ではありません。必要書類はビザによって異なり、変更されることもあります。申請を審査する移民当局の指示に従い、資格のある移民弁護士に相談してください。