日本の料理人のリファレンスチェック：同意書と代替策

日本の飲食店にリファレンスの電話を断られることはよくありますが、それは多くの場合、はぐらかしではなく法律が意図どおりに機能しているだけです。日本の個人情報保護法は、原則として元の勤務先が料理人のデータを提供する前に本人の同意を求めており、問い合わせる側が海外にいる場合はさらに別のルールが加わります。以下に、コピーしてそのまま使える2か国語の同意書、2026年の改正が実際に変えること・変えないこと、そしてリファレンスを断られた場合の優先順位つきの代替策を示します。

1. 日本からのリファレンスに別のやり方が必要な理由

• まず同意ありき。料理人の記録を持つ日本の雇用主は、原則として本人の事前の同意なしにその情報を提供できません。
• 問い合わせ側は「外国にある第三者」。個人情報保護法（APPI）にはこの場合の別のルールがあり、本人が同意する前に受け取るべき情報が定められています。
• 言葉。料理人の仕事ぶりを最もよく知るのはたいてい料理長で、英語を話さないこともあります。日本語の質問票か通訳を用意してください。
• タイミング。料理人が現在の勤務先に退職の意向をまだ伝えていないことがあります。誰かに連絡する前に本人に確認し、現在の勤務先には明確な了解を得た場合にだけ連絡してください。

2. 日本の個人情報保護法が求めること

第三者提供：事前の本人同意

個人情報保護法第27条第1項は、個人情報取扱事業者は、法令に基づく場合などの例外を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供してはならないと定めています。個人情報保護委員会（PPC）は、事前の本人同意を原則と説明しています。

外国にある第三者への提供

第28条は、外国にある第三者への提供について別のルールを加えています。日本の事業者が海外の貴社に個人データを提供する前に、料理人本人が外国にある第三者への提供を認める旨の同意をしている必要があり、同意の前に次の情報を受け取らなければなりません。

1. 当該外国の名称
2. 適切かつ合理的な方法により得られた、当該外国における個人情報の保護に関する制度に関する情報
3. 貴社（受領者）が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報

個人情報保護委員会が日本と同等の水準の保護制度があると認める国は、この追加ルールの対象外です。同委員会のFAQでは、EU加盟国と英国が挙げられています（2021年9月時点）。これらの国では、通常の第27条の同意で足ります。それ以外の国については、第4章に同意書に貼り付けられる短い説明文（上記2の情報）を用意しています。

3. 2026年改正が変えること・変えないこと

個人情報保護法の改正法は、2026年7月10日に国会で可決され、同月17日に公布されました。個人情報保護委員会によると、この改正は、違法な第三者提供を含む特定の違反行為について、既存の刑事罰に加えて課徴金制度を新設するものです。同委員会の資料に基づく限り、上記で説明した第27条・第28条の同意ルールそのものは書き換えられていません。

施行時期：「改正法は、一部を除き、公布日から起算して2年以内で政令で定める日から施行されます」（個人情報保護委員会）。2026年9月時点で、同意に関する規定についてこの政令はまだ出されておらず、政令・規則・ガイドラインは検討中です。つまり第2章・第4章で説明したルールが現在有効なものであり、この改正は運用の仕方を変えるのではなく、違反した場合の制裁を重くするものです。2026年より後にこのページを読んでいる場合は、頼る前に個人情報保護委員会のサイトで確認してください。

4. コピーして使える同意書

「提供先の国の情報」の欄に貼り付けられる説明文（一般的な説明にとどまり法的助言ではありません。使用前に最新情報を確認してください）。

書式全体を1ページに収めてください。自社の名前が明記された、わかりやすい2か国語の同意書を受け取った日本の雇用主は、説明のないメールを受け取った場合より協力してくれる可能性が高くなります。

5. 誰に連絡し、何を尋ねるか

最もよい推薦者は、料理人の直属の上司、つまり料理長やオーナーシェフです。大きなグループの人事部は、在籍期間と職位しか確認してくれないことがあります。

1. どの職位、どの持ち場で、どれくらいの期間働いていましたか。
2. 監督なしで任せていたのはどんな仕事ですか。
3. 忙しい営業や、ミスをしたときにはどう対応していましたか。
4. 若手の調理人とはどのように仕事をしていましたか。
5. また一緒に働きたいと思いますか。

質問は日本語で事前に送り、書面での回答も受け付けてください。仕込みの最中の料理長は、海外からの電話よりも短い質問票のほうが答えやすいものです。時差をまたいだ日程調整については時差を考慮したオンライン面接をご覧ください。

6. それでもリファレンスが得られない場合

多くの日本の飲食店は、有効な同意があっても社の方針としてリファレンス依頼を断ります。その場合は、料理人について実際にどれだけのことがわかるかの順に、次の対策を検討してください。

1. 有給のトライアル勤務または有料のトライアルサービス：料理人が対面で会える、またはワーキングホリデーで滞在している場合。本人の申告ではなく、実際の技術とスピードがわかります。過去の勤務態度ではなく、今の腕を証明するものです。
2. 遠隔での実技テスト：課題と評価基準を用意し、料理人に動画で提出してもらいます。遠隔採用での実技テストをご覧ください。技術は証明できますが、勤務態度やチームワークはわかりません。
3. 労働基準法第22条に基づく退職証明書：料理人は、在籍期間、業務の種類、地位、求めた場合は退職の事由を記した証明書を請求でき、使用者は遅滞なく交付しなければなりません。第7章参照。履歴書に書かれた基本的な事実は証明できますが、仕事の質は証明できません。
4. 料理人自身が指名する推薦者：仕入れ先、養成学校、同じ厨房を離れた元同僚など。連絡が取りやすく率直な話が聞けることも多いですが、本人が選んだ相手だという前提で受け止めてください。

どれも上司からの直接のリファレンスの完全な代わりにはなりませんが、これらを組み合わせれば、技術、基本的な事実、第三者の視点がそろい、責任を持って採用を判断するには通常十分です。

7. 同じ役割を果たす書類

労働基準法第22条により、労働者が退職の場合に、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金または退職の事由について証明書を請求したときは、使用者は遅滞なくこれを交付しなければなりません。証明書には、労働者が請求しない事項を記入してはならず、同条は使用者が第三者と謀って労働者の就業を妨げることも禁じています。

ビザの書類でもたいてい必要になります。ビザ書類のための英文の在職証明書をご覧ください。

8. チェックリスト

• 連絡してよい推薦者について料理人の了解を得て、許可なく現在の勤務先に連絡しないことを約束したか
• 第4章の書式を使い、貴社の名称と国名を記載した、署名済みの2か国語の同意書があるか
• 同意書に、第4章の国の説明文が含まれているか（提供先がEUまたは英国にある場合を除く）
• 質問を日本語で送り、書面での回答も受け付けているか
• 断られた場合、1回の電話であきらめず、第6章の代替策を順番に試したか
• 自国の個人情報保護法のもとで、回答をどれくらい保管し、誰が閲覧するかを決めているか

本記事は一般的な情報であり、法的な助言ではありません。リファレンスチェックには、日本の個人情報保護法と自国の法律の両方が適用される場合があります。リファレンスの手続きを作る前に、資格のある弁護士に相談してください。