日本の料理人のリファレンスチェックと本人同意

東京の飲食店に電話をかけ、以前そこで働いていた料理人について尋ねても、丁寧に断られる可能性は十分にあります。それは必ずしもはぐらかしではありません。日本の事業者は、元従業員の情報を個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法、APPI）に沿って取り扱っており、同法は多くの場合、個人データを第三者に提供する前に本人の同意を得ることを求めています。問い合わせる側が海外にいる場合は、さらに追加の要件があります。

このページでは、法律が何を定めているか、日本の雇用主が受け入れられる形で同意を得る方法、同意を得た後に何を尋ねるかを説明します。一般的な情報であり、法的な助言ではありません。

1. 日本からのリファレンスに別のやり方が必要な理由

• まず同意ありき。料理人の記録を持つ日本の雇用主は、原則として本人の事前の同意なしにその情報を提供できません。
• 問い合わせ側は「外国にある第三者」。個人情報保護法にはこの場合の別のルールがあり、本人が同意する前に受け取るべき情報が定められています。
• 言葉。料理人の仕事ぶりを最もよく知るのはたいてい料理長で、英語を話さないこともあります。通訳を手配するか、日本語の質問票を用意してください。
• タイミング。料理人が現在の勤務先に退職の意向をまだ伝えていないことがあります。誰かに連絡する前に本人に確認し、現在の勤務先には明確な了解を得た場合にだけ連絡してください。

2. 日本の個人情報保護法が求めること

第三者提供：事前の本人同意

個人情報保護法第27条第1項は、個人情報取扱事業者は、法令に基づく場合などの例外を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供してはならないと定めています。個人情報保護委員会（PPC）は、事前の本人同意を原則と説明しています。

外国にある第三者への提供

第28条は、外国にある第三者への提供について別のルールを加えています。日本の事業者が海外の貴社に個人データを提供する前に、本人が外国にある第三者への提供を認める旨の同意をしている必要があります。個人情報保護委員会によると、本人には同意の前に次の情報を提供しなければなりません。

1. 当該外国の名称
2. 適切かつ合理的な方法により得られた、当該外国における個人情報の保護に関する制度に関する情報
3. 当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報

個人情報保護委員会が日本と同等の水準の保護制度があると認める国は、このルールの対象外です。同委員会のFAQでは、EU加盟国と英国が挙げられています（2021年9月時点）。これらの国でも、第27条の通常の事前同意のルールは適用されます。同委員会は、事業者が参照できるよう、諸外国の個人情報保護制度に関する調査結果を公表しています。

今後の改正

個人情報保護法の改正法が2026年7月17日に公布されました。個人情報保護委員会によると、一部を除き、公布日から起算して2年以内で政令で定める日から施行され、政令、規則、ガイドラインは現在検討中です。ここで説明したのは、2026年9月時点で施行されているルールです。実際に頼る前に、同委員会のサイトで確認してください。

実務上の意味

法的な義務を主に負うのは、情報を提供する日本の雇用主です。しかし役に立つリファレンスがほしいなら、先方が法律を守りやすいようにする必要があります。上記の情報を含み、貴社の国にある貴社への提供を対象とした、日本語の書面による料理人本人の同意を取り、依頼と一緒に送ってください。

3. 実際に使える同意書

日本語と英語で、次の内容を入れます。

• 料理人の氏名と、連絡する可能性のある勤務先および担当者の名前
• 尋ねる内容（在籍期間、職位、職務、技能、勤務態度、わかる範囲での退職理由）
• 目的：［店名］の［職種名］への応募を審査するため
• 情報の提供先：貴社の名称と所在地、そして国名
• その国で貴社に適用される個人情報保護制度の簡単な説明と、詳しい情報の参照先
• 情報の保護方法：誰が見るのか、どう保管するのか、いつ削除するのか
• 料理人が、記載された勤務先から［国名］にある貴社へこれらの情報を提供することに同意する旨の明確な記載
• 署名と日付

1ページに収めてください。自社の名前が記された、わかりやすい2か国語の同意書を受け取った日本の雇用主は、説明のないメールを受け取った場合より協力してくれる可能性が高くなります。

4. 誰に連絡し、何を尋ねるか

最もよい推薦者は、料理人の直属の上司、つまり料理長やオーナーシェフです。大きなグループの人事部は、在籍期間と職位しか確認してくれないことがあります。

役に立つ答えが得られる質問は次のとおりです。

1. どの職位、どの持ち場で、どれくらいの期間働いていましたか。
2. 監督なしで任せていたのはどんな仕事ですか。
3. 忙しい営業や、ミスをしたときにはどう対応していましたか。
4. 若手の調理人とはどのように仕事をしていましたか。
5. また一緒に働きたいと思いますか。

質問は日本語で事前に送り、書面での回答も受け付けてください。仕込みの最中の料理長は、海外からの電話よりも短い質問票のほうが答えやすいものです。時差をまたいだ日程調整については時差を考慮したオンライン面接をご覧ください。

5. 同じ役割を果たす書類

口頭でのリファレンスが難しい場合でも、書類で基本的な事実を確認できます。

労働基準法第22条により、労働者が退職の場合に、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金または退職の事由について証明書を請求したときは、使用者は遅滞なくこれを交付しなければなりません。証明書には、労働者が請求しない事項を記入してはなりません。同条は、使用者が第三者と謀って労働者の就業を妨げることも禁じています。

つまり料理人は、在籍期間と職務を証明する書類を請求し、受け取ることができます。ビザの書類でもたいてい必要になります。ビザ書類のための英文の在職証明書をご覧ください。ただし書類からは料理人の腕まではわかりません。だからこそ実技の確認が重要です。遠隔採用での実技テストをご覧ください。

6. チェックリスト

• 連絡してよい推薦者について料理人の了解を得て、許可なく現在の勤務先に連絡しないことを約束したか
• 貴社の名称と国名を記載した、署名済みの2か国語の同意書があるか
• 同意書に、個人情報保護委員会が示す外国に関する情報が含まれているか（EUまたは英国にある場合を除く）
• 質問を日本語で送り、書面での回答も受け付けているか
• 自国の個人情報保護法のもとで、回答をどれくらい保管し、誰が閲覧するかを決めているか
• 2026年の改正を受けた変更がないか、個人情報保護委員会のサイトを確認したか

本記事は一般的な情報であり、法的な助言ではありません。リファレンスチェックには、日本の個人情報保護法と自国の法律の両方が適用される場合があります。リファレンスの手続きを作る前に、資格のある弁護士に相談してください。