飲食店の退職面談：厨房スタッフへの質問と進め方

退職面談は1回ではなく2回に分けて行います。最終勤務週に15〜20分、そして退職後4〜8週間、最終給与の精算が終わり次の職場に落ち着いた頃に10分ほど。以下の英語・日本語併記の12問とそのまま使える様式を使い、直属の上司以外の人が聞き手となり、答えは7つのカテゴリーに分類してください。3人が同じ理由を挙げれば、それは偶然ではなくパターンとして見えてきます。スポンサードビザで働く料理人が辞める場合は、記録を締める前に第6章の退職時の対応を確認してください。

1. そのまま使える様式：英語・日本語の12問

多くの飲食店は、退職理由を噂や求人サイトの悪い口コミから知るか、まったく知らないままです。退職面談は、辞める人と行う短く構造化された会話で、次の人が同じ理由で辞める前に、原因を直せるようにするためのものです。ここに載せるのは説明ではなく様式そのものです。印刷するか自社の書式にコピーして、そのままお使いください。

順番通りに使い、当てはまらないものは飛ばし、印のある質問は自由回答のまま聞いてください。日本語の言い回しはあえて柔らかく丁寧にしており、日本人スタッフからより充実した答えを引き出しやすくなっています。12問目は見た目以上に重要です。出戻り採用は最も採用しやすい層の一つですし、良い形で辞めた料理人は他の人を紹介してくれます。

退職者ごとに、日付・職種・在籍期間、第5章のテーマ、一言引用を記録する1枚のまとめシートを作ってください。半年分たまったこのシートこそがこのページの本当の狙いであり、一度きり聞いて綴じ込むだけの12問ではそうはなりません。

2. 実施のタイミング：1回ではなく2回

まだ推薦状や最後の給与、スムーズなビザの手続き終了が必要な間は、なかなか本音を言いません。実践的なのは、短い会話を2回に分けることです。

• 最終勤務週（15〜20分)。実務的な事柄と、辞める主な理由。パスから離れた場所で、営業の合間ではなく営業前後に行う。
• 退職後4〜8週間（電話・ビデオ・簡単な書面で10分程度)。最終給与が精算され、新しい職場に落ち着いた頃には、より多くを語ってくれる傾向があります。

日本に帰国する料理人であれば、2回目はビデオ通話や日本語の簡単なフォームでも構いません。時差には注意してください。時差をまたいだ日程調整のガイドに、使える時間帯の表と、時差に左右されない計画の立て方をまとめています。

3. 誰が聞くべきか

直属の上司は避けてください。料理長が退職理由の一因であれば、答えは当たり障りのないものになり、役に立ちません。望ましい順に並べると次の通りです。

1. 直属の上司でなければ、オーナーまたは総支配人。
2. グループ内の別店舗のマネージャー。
3. 英語が得意でない日本人スタッフには、厨房の指揮系統の外にいる日本語ができる人。第二言語での会話は、本当の理由を隠してしまうことが多いためです。

会話の最初に、答えがどう扱われるかを伝えてください。誰が見るのか、推薦状や最終給与に影響しないこと、どの質問も答えたくなければ断れることです。

4. 日本人スタッフから本音を引き出す

多くの日本人スタッフは、職場を直接批判すること、特に目上の人に対して批判することをためらいます。退職時によく挙げられる「家庭の事情」「日本に戻りたい」といった理由は、本当であっても、それがすべてではないことがあります。実践的な工夫としては次のようなものがあります。

• 人ではなく状況を尋ねる。「一番忙しい夜は何が起きていましたか」の方が、「料理長は付き合いにくかったですか」より多くを引き出せます。
• 用意した尺度の質問をそのまま使い、3を4に上げるには何が必要かを尋ねる。意見をそのまま聞くより、数字の方が正直に答えやすいものです。
• 書面での回答も選べるようにする。対面より、日本語の簡単なフォームの方が多くを語る人もいます。
• 沈黙を受け入れる。各質問の後に間を置いてください。本当の答えは2番目に出てくることが多いです。
• どんな批判にも感謝を伝える。最初の批判に対して弁明すれば、そこで会話は終わります。

5. 気づきを行動に変える

面談の当日中に、まとめシートへ本人の言葉のまま主な理由を記録してください。そのうえで、退職者をまたいで集計できるよう1つのカテゴリーに分類します。

半年ごとにオーナーと料理長とこの記録を見直し、1件ごとの答えに反応するのではなく、繰り返しに注目してください。その結果として何を変えたかをチームに伝えます。残っているスタッフは、退職面談の内容が行動につながったことに気づき、それが次の退職面談をより率直なものにします。

記録は、現地のプライバシー法の下で人事記録として扱ってください。安全に保管し、閲覧できる人を限定し、必要以上に長く保存しないようにします。

6. スポンサードビザの料理人の場合

自社がスポンサーとなっているビザや就労許可を持つ料理人が退職する場合、退職の申し出をもって記録を終えることはできません。締める前に、次を確認してください。

• 届出義務。多くのスポンサー制度では、雇用主が雇用終了を一定日数以内に入管当局や労働当局に届け出ることを求めており、ビザ保有者の在留資格の変更についても届出が必要な場合があります。これらは国と制度ごとに定められ、変更もされるため、単一の世界共通ルールがあると仮定せず、当該ビザの個別ガイドを確認してください。届出期限を逃すと、次の採用でスポンサーとなる立場に影響することがあります。
• 帰国の渡航費。当初のオファーや契約書で、帰国時の航空券費用を誰が負担するかを確認し、それが契約だけでなく制度そのものによって定められているかも確認します。料理人が自分で航空券を手配してしまう前に、最終出勤日より前に確認してください。
• 国をまたぐ最終給与。通貨、料理人が出国した後の最終支払いの振込先、退職に伴い自社側で必要になる税務や社会保険の精算を確認します。
• 次のステップに料理人が必要とするもの。推薦状、他国でのビザ申請用の在職証明書、日本の社会保険・年金の継続手続きに必要な書類など。去った後に請求されるのを待つのではなく、直接何が必要かを尋ねてください。

この章はあえて短くしています。ビザ制度そのものの詳細は、当サイトの国別採用ガイドでそれぞれ扱っており、ここでは繰り返しません。ここでの狙いは、このリストを確認する前に退職面談の記録が閉じられてしまわないようにすることだけです。

7. 避けるべきこと

• 退職面談の場で引き止めの条件を出す。この会話は学びのためのものです。引き止めたいなら、退職面談とは別に、その前に行ってください。
• 反論する。相手の受け止め方を訂正する場ではありません。
• 誰が言ったか特定できる形で、発言をチームに共有する。
• 何もしないままにする。何も変わらない退職面談は、実施しないより悪いです。チームには「形だけ」と映ります。
• 法的な退職手続きと混ぜる。第6章のチェックリストは、誰が対応するかの確認を除き、面談そのものとは分けてください。

一般的な情報であり、法律の助言ではありません。ビザの届出義務、帰国渡航費の負担、人事記録のプライバシー規定は、管轄地域と制度によって異なります。個別のケースについては公式ルールを確認してください。