ビザ申請用 在職証明書・卒業証明書の英訳と準備

料理人の就労ビザ申請では、「何年、どこで、何をしていたか」を書類で示すことになります。日本の職場で出される在職証明書や卒業証明書は日本語で、書式も店ごとにばらばらです。そのまま英訳しても、審査で知りたい情報が抜けていることが少なくありません。

この記事は、海外の和食店が日本から料理人を呼ぶときに、候補者に「どんな証明書を、どんな形で用意してもらうか」を伝えるための実務メモです。翻訳の要件は国によって違うので、主要国の公式な定めを並べました。

1. ビザ審査で経歴書類が見られる理由

料理人向けの就労ビザの多くは、学歴か実務経験、あるいはその両方を条件にしています。たとえば次のような形です。

• オーストラリアの Skills in Demand ビザ（サブクラス482）：関連する実務経験1年以上が必要です。内務省は、勤務先の推薦状（reference）だけでは経歴の証明として不十分で、給与明細、3か月分の銀行取引明細、税務書類などを併せて出すよう案内しています。
• ドイツの特別料理人（Spezialitätenköche）の枠：2年間の調理学校と2年間の実務経験が条件です。卒業証明と在職証明の両方が要ります。制度の概要はドイツの記事にあります。
• シンガポールのEmployment Pass：COMPASSの学歴項目（C2）で点数を取りたい場合、学歴の「検証証明（verification proof）」を提出します。人材省（MOM）は、公証人の認証を受けた卒業証書や学校の証明レターは検証証明として受け付けないと明記しており、指定の調査会社による確認が必要です。

つまり、証明書は「あるか・ないか」ではなく、「審査官が条件を満たしているか判断できる中身か」で評価されます。

2. 在職証明書に入れるべき項目

日本では在職証明書の書式に決まりはありません。ただ、退職した人については、労働基準法第22条が、労働者が請求した場合に使用者が遅滞なく証明書を交付しなければならないと定めています。証明の対象は「使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由」です。同条第3項により、本人が請求していない事項は書いてはいけません。したがって候補者には、必要な項目を明示して請求してもらうのが確実です。

ビザ申請用として、次の項目をそろえてもらうとよいでしょう。

とくに大事なのは週の労働時間と役職の変遷です。フルタイムの経験かどうか、どの時点から一人前の業務を任されていたかが、経験年数の数え方に関わります。「板前として勤務」の一行では、審査官には何もわかりません。和食の役職名は英語圏では通じないので、英訳では職務内容で説明します。役職の対応関係は和食の厨房の役職解説が参考になります。

会社のレターヘッドと連絡先

審査官が勤務先に確認の連絡をすることを想定して、会社名入りの用紙に、確認に応じられる担当者の連絡先を入れてもらいます。個人経営の店で会社の書式がない場合でも、店名・所在地・電話番号・店主の署名がそろっていれば形になります。

3. 卒業証明書・調理師学校の書類

調理師学校（調理師養成施設）の卒業生には、卒業証明書と、必要に応じて成績証明書を出してもらいます。英文での発行に対応しているかどうかは学校によって違うので、候補者から学校の事務窓口に問い合わせてもらいましょう。学校が英文で出してくれれば、翻訳の手間はなくなります。

調理師免許は学歴とは別の書類です。養成施設を卒業して免許を取った人は、免許証と卒業証明書の両方を出すと経歴の筋が通ります。免許の英訳と証明の取り方は調理師免許の英訳で扱っています。

4. 英訳は誰がしてもよいのか：国別の要件

日本語の書類には英訳を付けます。問題は「誰が訳したか」をどう示すかで、国によって要件が違います。2026年9月時点で公式に確認できた要件は次のとおりです。

米国の規定で言う翻訳者の証明（certification）は、訳文の末尾に「私は日本語と英語に堪能であり、この翻訳は原文の完全かつ正確な翻訳である」という趣旨の文と、氏名・署名・日付を入れる形が一般的です。候補者本人の自己翻訳が認められるかどうかは、明文で禁じていない国もありますが、審査の信頼性を考えると第三者に頼むほうが無難です。カナダの宣誓供述書のように、翻訳者が公的な場で宣誓する手続きが必要な国もあるため、翻訳を頼む前に提出先の要件を確かめてください。

英国の就労ビザについては、調理師（SOC 5434）の新規スポンサーが事実上閉じている点に注意が必要です。詳しくは英国の記事をご覧ください。

5. 公証・アポスティーユが必要になる場面

ビザ申請の多くはスキャンのアップロードで済み、公証まで求められないことが多いのですが、国や手続きによっては書類の「真正性の証明」を求められます。そのときの日本側の手続きは次の順番です。

1. 公証人の認証：在職証明書や翻訳文のような私文書は、まず公証役場で公証人の認証を受けます。日本公証人連合会は、外国で使う私署証書の認証を「外国文認証」として扱っています。
2. 法務局長の公証人押印証明：公証人が所属する法務局（地方法務局）の長が、その認証が公証人によるものであることを証明します。
3. 外務省の証明：提出先がハーグ条約（認証不要条約）の締約国ならアポスティーユ、そうでなければ公印確認を受け、さらに駐日大使館・領事館の領事認証を受けます。

日本公証人連合会によれば、東京、神奈川、静岡、愛知、大阪、北海道（札幌法務局管内）、宮城、福岡の公証役場では、公証人押印証明と外務省の証明をまとめて付けるワンストップの扱いがあります（2022年10月時点の同会の案内）。なお外務省は、公文書に翻訳を添付すると私文書の扱いになると注意しています。

6. 前の勤務先が証明を出してくれない場合

料理人の職歴では、店がすでに閉店している、親方と連絡を取りにくい、といったことがよくあります。

• 退職者の請求には応じる義務がある：前述のとおり、労働基準法第22条は退職時等の証明の交付を使用者に義務づけています。候補者には、必要な項目を書いた依頼文を送ってもらうのが第一歩です。
• 補強資料を集める：オーストラリア内務省が挙げるように、給与明細や税務書類は経歴の裏付けになります。日本なら源泉徴収票や給与明細、雇用契約書の控えなどです。
• 閉店した店：元経営者個人に証明してもらう、同僚だった人の陳述書を付ける、といった方法が考えられますが、受け付けるかどうかは提出先の判断です。空白期間の説明を本人に書いてもらい、提出先の指示を確認してください。

いずれにしても、採用が決まってから書類を集め始めると遅いということです。面接の段階で「過去の職場から証明書をもらえるか」を聞いておくと、ビザの見通しが早く立ちます。経歴の確かめ方は日本の料理人のリファレンスチェックにまとめています。

7. 英文在職証明書のひな形

日本の勤務先が英文で発行してくれる場合に渡せる文面です。英文で直接出してもらえれば、翻訳者の証明は不要になります（日本語版と両方出す場合は、内容を一致させます）。

氏名はパスポートと同じ綴りにしてください。ヘボン式とそれ以外の綴りが混在すると、同一人物かどうかの確認で手間が増えます。

8. 提出前のチェックリスト

• 氏名の綴りがパスポートと一致している
• 在籍期間が年月日まで入っている。複数の職場の期間に重なりや空白がない（あれば説明文を用意）
• 週の労働時間が書いてある
• 役職名だけでなく職務内容が英語で説明されている
• 発行者の署名、役職、発行日、確認用の連絡先がある
• 訳文に、提出先が求める翻訳者情報（証明文、氏名、署名、連絡先、NAATI番号など）が入っている
• 公証・アポスティーユが必要かを、提出先の最新の案内で確認した
• 卒業証明書、調理師免許、給与明細など補強資料の英訳もそろっている

書類の準備は、ビザ手続き全体の中では地味な作業ですが、ここで差し戻しが起きると数週間単位で着任が遅れます。国別のビザの状況は調理師・寿司職人の就労ビザ 国別まとめ、英語での解説はEmployment certificate translation for visasをご覧ください。

本記事は一般的な情報であり、法務・入管に関する助言ではありません。翻訳や認証の要件は国・ビザの種類・時期によって変わります。申請の際は必ず提出先の最新の案内を確認し、必要に応じて専門家にご相談ください。